La comptabilité d'une société VTC : Guide pour optimiser votre gestion financière

Le conducteur de VTC (Voiture de Transport avec Chauffeur) exerce un métier artisanal dans le domaine du transport de personnes. Contrairement aux chauffeurs de taxi, les chauffeurs VTC ne prennent en charge que les déplacements sur réservation. L'activité de VTC est soumise à une réglementation stricte et est majoritairement exercée par des travailleurs indépendants, principalement en région parisienne (73% des chauffeurs français en 2018).

En tant que travailleur indépendant ou dirigeant d'entreprise, le chauffeur de VTC doit prendre des décisions concernant son statut juridique et son régime fiscal. Il est également tenu de respecter des obligations administratives, comptables, fiscales et sociales importantes.

La comptabilité d'une société VTC (Véhicule de Tourisme avec Chauffeur) est un élément essentiel pour assurer la réussite et la pérennité de votre entreprise. Une gestion financière rigoureuse vous permet de vous conformer aux réglementations en vigueur, d'optimiser vos revenus et de mieux anticiper les défis à venir.

Pour vous accompagner, nous avons rassemblé les réponses aux questions les plus courantes concernant l'activité de chauffeur VTC.

Pourquoi opter pour un expert-comptable en ligne en tant que chauffeur VTC ?

Comme tout travailleur indépendant, le chauffeur VTC doit consacrer du temps à :

  • Ses tâches quotidiennes : transport de clients et maintenance du véhicule ;
  • La croissance de son entreprise : prospection, partenariats, réseaux sociaux, etc.

Cependant, la gestion administrative, comptable et fiscale représente une charge de travail additionnelle. Pour mieux gérer ces responsabilités, confier ces missions à un expert-comptable est une solution judicieuse.

En effet, travailler avec un expert-comptable en tant que chauffeur VTC permet de se focaliser sur l'essentiel de son métier et le développement de son entreprise. En plus du gain de temps et de tranquillité d'esprit, cela offre l'opportunité de profiter des conseils d'un spécialiste en entrepreneuriat qui accompagne de nombreux dirigeants et travailleurs indépendants.

Quant au choix d'un expert-comptable en ligne, il présente de nombreux avantages :

  • Une comptabilité à jour à un coût raisonnable ;
  • Des conseillers compétents et réactifs ;
  • La possibilité de se concentrer sur votre activité ;
  • La capacité de piloter votre entreprise en temps réel grâce aux outils numériques.

Opter pour un expert-comptable en ligne est donc un excellent moyen de combiner l'assistance d'un professionnel de la comptabilité avec des outils digitaux performants. Vous pourrez ainsi vous concentrer pleinement sur votre métier de transport de passagers en toute sérénité.

Les obligations comptables d'une société VTC

La comptabilité d'une société VTC doit respecter certaines obligations légales, notamment :

  • La tenue d'une comptabilité générale : Vous devez enregistrer toutes les opérations financières effectuées par votre entreprise, comme les recettes, les dépenses, les investissements et les emprunts.
  • L'établissement d'un bilan et d'un compte de résultat annuel : Le bilan est un état financier qui présente l'ensemble des actifs (ce que possède l'entreprise) et des passifs (ce que doit l'entreprise) à un moment donné. Le compte de résultat, quant à lui, récapitule les charges et les produits de l'entreprise sur une période donnée, généralement un exercice comptable.
  • La déclaration de la TVA : Les sociétés VTC sont soumises à la TVA. Vous devez donc déclarer et reverser la TVA collectée auprès de vos clients à l'administration fiscale.

Gérer efficacement les frais et les revenus

La gestion des frais et des revenus est cruciale pour assurer la rentabilité de votre société VTC. Voici quelques conseils pour optimiser cette gestion :

  • Suivre de près vos frais : Les frais d'exploitation d'une société VTC comprennent notamment les dépenses liées au véhicule (carburant, entretien, assurances), les frais de personnel et les charges administratives. Une bonne gestion des frais vous permet d'identifier les économies potentielles et d'améliorer la rentabilité de votre entreprise.
  • Analyser vos revenus : Il est important de suivre régulièrement l'évolution de vos revenus pour identifier les périodes de forte demande et adapter votre offre en conséquence. Vous pourrez ainsi ajuster vos tarifs ou proposer des services supplémentaires pour maximiser vos revenus.

Quel statut juridique choisir pour un chauffeur VTC ?

La majorité des chauffeurs VTC exercent en tant qu'indépendants (87% d'entreprises de VTC unipersonnelles en 2018). Dans ce cas, deux statuts juridiques s'offrent à vous :

  • L'entreprise individuelle : microentreprise, EI ou EIRL ;
  • La société unipersonnelle : EURL ou SASU.

La micro-entreprise est souvent privilégiée pour débuter en tant qu'indépendant. La gestion administrative et comptable est grandement simplifiée :

  • Création rapide en ligne ;
  • Prélèvements sociaux basés sur le CA mensuel (ou trimestriel) déclaré à l'URSSAF ;
  • Possibilité de bénéficier de l'ACCRE pour réduire les cotisations sociales ;
  • Comptabilité limitée à la facturation et la tenue d'un livre-journal des ventes et dépenses professionnelles ;
  • Exonération de TVA avec le régime de la franchise en base ;
  • Abattement de 34% sur les recettes annuelles totales pour le calcul de l'impôt sur le revenu.

Néanmoins, la micro-entreprise est limitée à 77 700€ de chiffre d'affaires annuel et ne permet pas de déduire les charges du résultat. Les charges d'un chauffeur VTC étant conséquentes (achat du véhicule, carburant, entretien, etc.), la micro-entreprise peut ne pas être adaptée pour développer votre activité de manière optimale.

L'entreprise individuelle ne crée pas de nouvelle personne morale, et les patrimoines de l'entreprise et de l'entrepreneur sont fusionnés. Cela peut entraîner des risques, car la responsabilité de l'entrepreneur individuel peut impacter son patrimoine personnel (d'où la création de l'EIRL). Cependant, l'entreprise individuelle est simple en termes d'obligations administratives et comptables.

À l'inverse, la société unipersonnelle (EURL ou SASU) crée une personne morale distincte de l'entrepreneur, et sa responsabilité se limite à ses apports au capital. Les obligations comptables et administratives sont plus importantes que pour l'entreprise individuelle.

Enfin, le chauffeur VTC peut également choisir de s'associer avec d'autres professionnels pour créer une société. Les associés devront généralement opter pour une SAS (société par actions simplifiée) ou une SARL (société à responsabilité limitée). Pour en savoir plus sur ces deux formes sociales, consultez notre article sur les différences entre la SARL et la SAS.

Il n'existe pas de statut juridique unique pour les chauffeurs VTC. Le choix dépendra de votre situation personnelle et de vos objectifs professionnels.

Quel régime fiscal s'applique à un chauffeur VTC ?

Le régime fiscal d'imposition des bénéfices du chauffeur VTC dépend du statut juridique choisi.

Pour la micro-entreprise, les bénéfices sont imposés à l'impôt sur le revenu dans la catégorie micro-BNC (bénéfices non commerciaux). Le chiffre d'affaires annuel est imposé à l'IR, après un abattement de 34%. Les charges (telles que le coût du véhicule) ne sont pas déductibles de votre base imposable.

L'entreprise individuelle, l'EIRL et l'EURL sont soumises au régime de la transparence fiscale. Les résultats de l'entreprise sont imposés à l'impôt sur les revenus de l'entrepreneur ou des associés. La quote-part des bénéfices (ou des pertes) est réintégrée dans le revenu global du foyer fiscal du chauffeur VTC.

Il est à noter que sur option, il est possible d'opter pour l'impôt sur les sociétés.

En ce qui concerne les SASU, SARL et SAS, les résultats sont imposés à l'impôt sur les sociétés. L'entreprise elle-même paie l'impôt sur les bénéfices annuels. Dans certains cas, il est également possible d'opter pour le régime d'imposition des bénéfices à l'IR (source : service-public.fr).

Le métier de chauffeur VTC présente plusieurs spécificités

Premièrement, la réglementation stricte doit être respectée : réussir un examen pour obtenir une carte professionnelle de chauffeur VTC, s'inscrire au registre des VTC, prendre en charge les passagers uniquement sur réservation, fournir une preuve de réservation pour chaque passager, et bien d'autres exigences.

Deuxièmement, d'un point de vue comptable et administratif, il est important de gérer efficacement les coûts liés au véhicule (amortissement en cas d'achat ou charges locatives en cas de leasing) et les frais associés aux plateformes VTC (Uber, Bolt, Heetch, Free Now, Kapten, etc.).

Les choix concernant la forme sociale et le régime fiscal de votre entreprise requièrent une expertise spécifique. De plus, la gestion quotidienne des aspects administratifs, comptables, fiscaux et sociaux peut être très exigeante en temps et en énergie. Faire appel à un expert-comptable est donc une opportunité précieuse pour vous.

Du projet de création aux phases de croissance, en passant par les moments difficiles, nous explorons toutes les options possibles et vous aidons à choisir les solutions fiscales et juridiques les plus adaptées à votre situation. Comptabilité, fiscalité, finance, stratégie, droit des sociétés ou encore gestion de la paie des salariés, nous offrons aux chauffeurs VTC une vision globale pour optimiser leur activité.

Faire appel à un expert-comptable spécialisé dans les VTC présente de nombreux avantages.

En tant que partenaire clé dans le parcours entrepreneurial, le comptable spécialisé va :

  1. Fournir des conseils avisés sur les différents statuts juridiques disponibles avant la création de l'entreprise et offrir un accompagnement personnalisé ;
  2. Permettre aux entreprises VTC de se concentrer sur leur activité principale en déléguant les tâches administratives et comptables ;
  3. Gérer les obligations comptables, notamment la tenue de la comptabilité, l'établissement des bilans et la réalisation des déclarations fiscales ;
  4. Prendre en charge les obligations fiscales, y compris l'optimisation fiscale, la déclaration de TVA et la gestion des impôts sur les bénéfices.

En choisissant un expert-comptable spécialisé dans les VTC, vous bénéficiez de son expertise dans ce secteur particulier. Il sera en mesure de vous fournir des conseils adaptés à votre activité et d'anticiper les problématiques spécifiques aux chauffeurs VTC. Cela vous permettra de gagner du temps et de la sérénité, tout en optimisant la gestion de votre entreprise.

Utiliser des outils comptables adaptés

Pour faciliter la gestion de votre comptabilité, il est recommandé d'utiliser des outils comptables adaptés aux spécificités des sociétés VTC. Vous pouvez opter pour un logiciel de comptabilité en ligne ou faire appel à un expert-comptable spécialisé dans le domaine.